Conservazione sostitutiva
Le recenti Leggi, in materia di Gestione Elettronica del Documento, sanciscono definitivamente che possono essere archiviati otticamente sia i documenti analogici (cartacei) che i documenti creati già in formato digitale (testi da pc, immagini, disegni) stabilendone la validità giuridica nonché l’efficacia probatoria come stabilito dalla Delibera CNIPA n. 42 del 13/12/2001, dal DECRETO 23/01/2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e dalla normativa successiva.
Definizioni
Ai sensi della delibera CNIPA 02/2004 e della circolare ministeriale
36/E/2006 (Agenzia delle Entrate) si definiscono:
| MEMORIZZAZIONE | E' il processo di trasposizione in formato
digitale su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo
di elaborazione, di documenti analogici o digitali anche informatici |
| ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA | E' il processo di memorizzazione,
su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche
sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente
all’eventuale processo di conservazione |
| CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI DOCUMENTI INFORMATICI | E' il processo che presuppone
la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei, dei documenti,ed
eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la
sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca
temporale sull’insieme dei documenti |
| RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE | Definisce e progetta sotto il
profilo organizzativo e tecnologico il sistema di conservazione,
incluse le operazioni di sicurezza fisiche e logiche, cura che
il sistema e le procedure operino in conformità con il
piano stabilito e siano mantenute aggiornate e funzionanti |
| MANUALE DELLA CONSERVAZIONE | Deve definire le tipologie dei documenti da conservare, descrive il flusso di lavorazione dei documenti, riportare tutte le informazioni sulle operazioni da effettuare per garantire la leggibilità nel tempo dei dati conservati, descrivere in maniera puntuale le misure di sicurezza adottate |